Kako efikasno dati povratne informacije o problemima

U svakodnevnom životu i radu naići ćemo na mnoge probleme. Pogotovo na poslu, kada naiđemo na probleme, redovno ćemo se javljati nadređenima. Mnogi ljudi jednostavno iznesu problem svojim nadređenima, kažu taj fenomen svojim nadređenima, a zatim čekaju da nadređeni daju rješenja. Stvarna situacija je da nakon što postavimo pitanje, šef će dalje pitati razlog ili rješenje prema fenomenu koji postavljamo. U ovom trenutku, osoba koja jednostavno iznese problem šefu biće u nezgodnoj situaciji.

Postoji takav slučaj.

U procesu izrade zlatne ploče došlo je do greške u pozlaćenju. Tehničko osoblje je promijenilo proces kako bi riješilo ovaj problem, ali nakon kasnije promjene procesa, nisu na vrijeme napisali formular za promjenu detaljne liste podataka, što je rezultiralo izradom osnovne ploče prema starim podacima na site. Kao rezultat toga, sve štampane ploče su rashodovane, a rok isporuke je bio samo 5 dana. Odgovorna osoba prijavila je slučaj vođi i nadala se da će dobiti pomoć.

Međutim, kada ga je vođa pitao da li je siguran u uzrok ili ima neke kontramjere, nije imao pojma o uzroku incidenta i morao je nespretno stajati. Rezultat je bio da je vođa pronašao relevantno osoblje da ispita i potvrdi cijelu stvar, što ne samo da nije dobro riješilo problem, već je u velikoj mjeri uticalo na efikasnost.

Način postavljanja problema poput gore navedenog je nevažeći.

Dakle, kako postići efektivnu povratnu informaciju?

Prava efikasna povratna informacija je objasniti liderima rješenja i rezultate istrage. Jednostavno primanje povratnih informacija o pojavama ili problemima postat će žalba. Žalba ne čini ništa osim oduška emocijama, a ljudima će ostaviti neprofesionalan utisak ako se to stavi u djelo.

Zašto bismo nakon istrage trebali pronaći razloge ili protumjere za povratne informacije? S jedne strane, u procesu istraživanja uzroka, možemo steći akumulaciju znanja, što je od velike koristi za poboljšanje vlastitih sposobnosti; S druge strane, nakon istrage i potvrde, možemo saznati uzroke i posljedice cijele stvari, a onda možemo brzo pronaći kontramjere kada izvještavamo čelnike i brzo ih implementirati kako bismo poboljšali efikasnost.